Datenschutz

Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV / DPA)

LicenseMeter verarbeitet Verzeichnis- und Lizenzmetadaten in Ihrem Auftrag, daher gehört zu jedem Arbeitsbereich ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Er besteht aus den Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission, unverändert, mit unseren Anhängen. Der vollständige Text steht unten; laden Sie das vorunterzeichnete PDF auf Deutsch oder Englisch für Ihre Unterlagen und Ihre Beschaffungs-Checkliste herunter.

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PDF herunterladenVersion 2.1 · Gültig ab 19. September 2026

So kommt diese Vereinbarung zustande

1.Jeder Arbeitsbereich nimmt sie online an: Ein Owner oder Admin nimmt die aktuelle Version einmal im LicenseMeter-Portal an, und die Annahme wird aufgezeichnet.
2.In Pro und MSP kann ein Owner sie zusätzlich mit dem Unternehmen als benannter Partei unterzeichnen und das von beiden Seiten unterzeichnete PDF herunterladen.
3.LicenseMeter unterzeichnet die eigene Vereinbarung. Kundenvorlagen werden in Pro nicht verhandelt.

Zu dieser Vereinbarung

Diese Vereinbarung besteht aus den Standardvertragsklauseln zwischen Verantwortlichen und Auftragsverarbeitern, die die Europäische Kommission gemäß Art. 28 Abs. 7 DSGVO mit dem Durchführungsbeschluss (EU) 2021/915 vom 4. Juni 2021 erlassen hat. Die Klauseln sind nachstehend ohne jede Änderung wiedergegeben. Wo die Klauseln den Parteien eine Wahl lassen, gilt: Es gilt die Verordnung (EU) 2016/679; die fakultative Kopplungsklausel (Klausel 5) ist enthalten; Unterauftragsverarbeiter werden auf Grundlage einer allgemeinen schriftlichen Genehmigung mit einer Ankündigungsfrist von 30 Tage beauftragt (Klausel 7.7 Buchstabe a, Option 2).

Nur die Anhänge I bis IV stammen von LicenseMeter. Der Kunde nimmt die Vereinbarung online im LicenseMeter-Portal an. Sie gilt für die Nutzung des Dienstes LicenseMeter nach den LicenseMeter-AGB.

Standardvertragsklauseln

ABSCHNITT I

Klausel 1: Zweck und Anwendungsbereich

a)
Mit diesen Standardvertragsklauseln (im Folgenden „Klauseln“) soll die Einhaltung von Artikel 28 Absätze 3 und 4 der Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG (Datenschutz-Grundverordnung) sichergestellt werden.
b)
Die in Anhang I aufgeführten Verantwortlichen und Auftragsverarbeiter haben diesen Klauseln zugestimmt, um die Einhaltung von Artikel 28 Absätze 3 und 4 der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder Artikel 29 Absätze 3 und 4 der Verordnung (EU) 2018/1725 zu gewährleisten.
c)
Diese Klauseln gelten für die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß Anhang II.
d)
Die Anhänge I bis IV sind Bestandteil der Klauseln.
e)
Diese Klauseln gelten unbeschadet der Verpflichtungen, denen der Verantwortliche gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 unterliegt.
f)
Diese Klauseln stellen für sich allein genommen nicht sicher, dass die Verpflichtungen im Zusammenhang mit internationalen Datenübermittlungen gemäß Kapitel V der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 erfüllt werden.

Klausel 2: Unabänderbarkeit der Klauseln

a)
Die Parteien verpflichten sich, die Klauseln nicht zu ändern, es sei denn, zur Ergänzung oder Aktualisierung der in den Anhängen angegebenen Informationen.
b)
Dies hindert die Parteien nicht daran die in diesen Klauseln festgelegten Standardvertragsklauseln in einen umfangreicheren Vertrag aufzunehmen und weitere Klauseln oder zusätzliche Garantien hinzuzufügen, sofern diese weder unmittelbar noch mittelbar im Widerspruch zu den Klauseln stehen oder die Grundrechte oder Grundfreiheiten der betroffenen Personen beschneiden.

Klausel 3: Auslegung

a)
Werden in diesen Klauseln die in der Verordnung (EU) 2016/679 bzw. der Verordnung (EU) 2018/1725 definierten Begriffe verwendet, so haben diese Begriffe dieselbe Bedeutung wie in der betreffenden Verordnung.
b)
Diese Klauseln sind im Lichte der Bestimmungen der Verordnung (EU) 2016/679 bzw. der Verordnung (EU) 2018/1725 auszulegen.
c)
Diese Klauseln dürfen nicht in einer Weise ausgelegt werden, die den in der Verordnung (EU) 2016/679 oder der Verordnung (EU) 2018/1725 vorgesehenen Rechten und Pflichten zuwiderläuft oder die Grundrechte oder Grundfreiheiten der betroffenen Personen beschneidet.

Klausel 4: Vorrang

Im Falle eines Widerspruchs zwischen diesen Klauseln und den Bestimmungen damit zusammenhängender Vereinbarungen, die zwischen den Parteien bestehen oder später eingegangen oder geschlossen werden, haben diese Klauseln Vorrang.

Klausel 5 – fakultativ: Kopplungsklausel

a)
Eine Einrichtung, die nicht Partei dieser Klauseln ist, kann diesen Klauseln mit Zustimmung aller Parteien jederzeit als Verantwortlicher oder als Auftragsverarbeiter beitreten, indem sie die Anhänge ausfüllt und Anhang I unterzeichnet.
b)
Nach Ausfüllen und Unterzeichnen der unter Buchstabe a genannten Anhänge wird die beitretende Einrichtung als Partei dieser Klauseln behandelt und hat die Rechte und Pflichten eines Verantwortlichen oder eines Auftragsverarbeiters entsprechend ihrer Bezeichnung in Anhang I.
c)
Für die beitretende Einrichtung gelten für den Zeitraum vor ihrem Beitritt als Partei keine aus diesen Klauseln resultierenden Rechte oder Pflichten.

ABSCHNITT II: PFLICHTEN DER PARTEIEN

Klausel 6: Beschreibung der Verarbeitung

Die Einzelheiten der Verarbeitungsvorgänge, insbesondere die Kategorien personenbezogener Daten und die Zwecke, für die die personenbezogenen Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet werden, sind in Anhang II aufgeführt.

Klausel 7: Pflichten der Parteien

7.1. Weisungen

a)
Der Auftragsverarbeiter verarbeitet personenbezogene Daten nur auf dokumentierte Weisung des Verantwortlichen, es sei denn, er ist nach Unionsrecht oder nach dem Recht eines Mitgliedstaats, dem er unterliegt, zur Verarbeitung verpflichtet. In einem solchen Fall teilt der Auftragsverarbeiter dem Verantwortlichen diese rechtlichen Anforderungen vor der Verarbeitung mit, sofern das betreffende Recht dies nicht wegen eines wichtigen öffentlichen Interesses verbietet. Der Verantwortliche kann während der gesamten Dauer der Verarbeitung personenbezogener Daten weitere Weisungen erteilen. Diese Weisungen sind stets zu dokumentieren.
b)
Der Auftragsverarbeiter informiert den Verantwortlichen unverzüglich, wenn er der Auffassung ist, dass vom Verantwortlichen erteilte Weisungen gegen die Verordnung (EU) 2016/679, die Verordnung (EU) 2018/1725 oder geltende Datenschutzbestimmungen der Union oder der Mitgliedstaaten verstoßen.

7.2. Zweckbindung

Der Auftragsverarbeiter verarbeitet die personenbezogenen Daten nur für den/die in Anhang II genannten spezifischen Zweck(e), sofern er keine weiteren Weisungen des Verantwortlichen erhält.

7.3. Dauer der Verarbeitung personenbezogener Daten

Die Daten werden vom Auftragsverarbeiter nur für die in Anhang II angegebene Dauer verarbeitet.

7.4. Sicherheit der Verarbeitung

a)
Der Auftragsverarbeiter ergreift mindestens die in Anhang III aufgeführten technischen und organisatorischen Maßnahmen, um die Sicherheit der personenbezogenen Daten zu gewährleisten. Dies umfasst den Schutz der Daten vor einer Verletzung der Sicherheit, die, ob unbeabsichtigt oder unrechtmäßig, zur Vernichtung, zum Verlust, zur Veränderung oder zur unbefugten Offenlegung von beziehungsweise zum unbefugten Zugang zu den Daten führt (im Folgenden „Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten“). Bei der Beurteilung des angemessenen Schutzniveaus tragen die Parteien dem Stand der Technik, den Implementierungskosten, der Art, dem Umfang, den Umständen und den Zwecken der Verarbeitung sowie den für die betroffenen Personen verbundenen Risiken gebührend Rechnung.
b)
Der Auftragsverarbeiter gewährt seinem Personal nur insoweit Zugang zu den personenbezogenen Daten, die Gegenstand der Verarbeitung sind, als dies für die Durchführung, Verwaltung und Überwachung des Vertrags unbedingt erforderlich ist. Der Auftragsverarbeiter gewährleistet, dass sich die zur Verarbeitung der erhaltenen personenbezogenen Daten befugten Personen zur Vertraulichkeit verpflichtet haben oder einer angemessenen gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen.

7.5. Sensible Daten

Falls die Verarbeitung personenbezogene Daten betrifft, aus denen die rassische oder ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen oder die Gewerkschaftszugehörigkeit hervorgehen, oder die genetische Daten oder biometrische Daten zum Zweck der eindeutigen Identifizierung einer natürlichen Person, Daten über die Gesundheit, das Sexualleben oder die sexuelle Ausrichtung einer Person oder Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten enthalten (im Folgenden „sensible Daten“), wendet der Auftragsverarbeiter spezielle Beschränkungen und/oder zusätzlichen Garantien an.

7.6. Dokumentation und Einhaltung der Klauseln

a)
Die Parteien müssen die Einhaltung dieser Klauseln nachweisen können.
b)
Der Auftragsverarbeiter bearbeitet Anfragen des Verantwortlichen bezüglich der Verarbeitung von Daten gemäß diesen Klauseln umgehend und in angemessener Weise.
c)
Der Auftragsverarbeiter stellt dem Verantwortlichen alle Informationen zur Verfügung, die für den Nachweis der Einhaltung der in diesen Klauseln festgelegten und unmittelbar aus der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 hervorgehenden Pflichten erforderlich sind. Auf Verlangen des Verantwortlichen gestattet der Auftragsverarbeiter ebenfalls die Prüfung der unter diese Klauseln fallenden Verarbeitungstätigkeiten in angemessenen Abständen oder bei Anzeichen für eine Nichteinhaltung und trägt zu einer solchen Prüfung bei. Bei der Entscheidung über eine Überprüfung oder Prüfung kann der Verantwortliche einschlägige Zertifizierungen des Auftragsverarbeiters berücksichtigen.
d)
Der Verantwortliche kann die Prüfung selbst durchführen oder einen unabhängigen Prüfer beauftragen. Die Prüfungen können auch Inspektionen in den Räumlichkeiten oder physischen Einrichtungen des Auftragsverarbeiters umfassen und werden gegebenenfalls mit angemessener Vorankündigung durchgeführt.
e)
Die Parteien stellen der/den zuständigen Aufsichtsbehörde(n) die in dieser Klausel genannten Informationen, einschließlich der Ergebnisse von Prüfungen, auf Anfrage zur Verfügung.

7.7. Einsatz von Unterauftragsverarbeitern

a)
Der Auftragsverarbeiter besitzt die allgemeine Genehmigung des Verantwortlichen für die Beauftragung von Unterauftragsverarbeitern, die in einer vereinbarten Liste aufgeführt sind. Der Auftragsverarbeiter unterrichtet den Verantwortlichen mindestens 30 Tage im Voraus ausdrücklich in schriftlicher Form über alle beabsichtigten Änderungen dieser Liste durch Hinzufügen oder Ersetzen von Unterauftragsverarbeitern und räumt dem Verantwortlichen damit ausreichend Zeit ein, um vor der Beauftragung des/der betreffenden Unterauftragsverarbeiter/s Einwände gegen diese Änderungen erheben zu können. Der Auftragsverarbeiter stellt dem Verantwortlichen die erforderlichen Informationen zur Verfügung, damit dieser sein Widerspruchsrecht ausüben kann.
b)
Beauftragt der Auftragsverarbeiter einen Unterauftragsverarbeiter mit der Durchführung bestimmter Verarbeitungstätigkeiten (im Auftrag des Verantwortlichen), so muss diese Beauftragung im Wege eines Vertrags erfolgen, der dem Unterauftragsverarbeiter im Wesentlichen dieselben Datenschutzpflichten auferlegt wie diejenigen, die für den Auftragsverarbeiter gemäß diesen Klauseln gelten. Der Auftragsverarbeiter stellt sicher, dass der Unterauftragsverarbeiter die Pflichten erfüllt, denen der Auftragsverarbeiter entsprechend diesen Klauseln und gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 unterliegt.
c)
Der Auftragsverarbeiter stellt dem Verantwortlichen auf dessen Verlangen eine Kopie einer solchen Untervergabevereinbarung und etwaiger späterer Änderungen zur Verfügung. Soweit es zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen oder anderen vertraulichen Informationen, einschließlich personenbezogener Daten notwendig ist, kann der Auftragsverarbeiter den Wortlaut der Vereinbarung vor der Weitergabe einer Kopie unkenntlich machen.
d)
Der Auftragsverarbeiter haftet gegenüber dem Verantwortlichen in vollem Umfang dafür, dass der Unterauftragsverarbeiter seinen Pflichten gemäß dem mit dem Auftragsverarbeiter geschlossenen Vertrag nachkommt. Der Auftragsverarbeiter benachrichtigt den Verantwortlichen, wenn der Unterauftragsverarbeiter seine vertraglichen Pflichten nicht erfüllt.
e)
Der Auftragsverarbeiter vereinbart mit dem Unterauftragsverarbeiter eine Drittbegünstigtenklausel, wonach der Verantwortliche – im Falle, dass der Auftragsverarbeiter faktisch oder rechtlich nicht mehr besteht oder zahlungsunfähig ist – das Recht hat, den Untervergabevertrag zu kündigen und den Unterauftragsverarbeiter anzuweisen, die personenbezogenen Daten zu löschen oder zurückzugeben.

7.8. Internationale Datenübermittlungen

a)
Jede Übermittlung von Daten durch den Auftragsverarbeiter an ein Drittland oder eine internationale Organisation erfolgt ausschließlich auf der Grundlage dokumentierter Weisungen des Verantwortlichen oder zur Einhaltung einer speziellen Bestimmung nach dem Unionsrecht oder dem Recht eines Mitgliedstaats, dem der Auftragsverarbeiter unterliegt, und muss mit Kapitel V der Verordnung (EU) 2016/679 oder der Verordnung (EU) 2018/1725 im Einklang stehen.
b)
Der Verantwortliche erklärt sich damit einverstanden, dass in Fällen, in denen der Auftragsverarbeiter einen Unterauftragsverarbeiter gemäß Klausel 7.7 für die Durchführung bestimmter Verarbeitungstätigkeiten (im Auftrag des Verantwortlichen) in Anspruch nimmt und diese Verarbeitungstätigkeiten eine Übermittlung personenbezogener Daten im Sinne von Kapitel V der Verordnung (EU) 2016/679 beinhalten, der Auftragsverarbeiter und der Unterauftragsverarbeiter die Einhaltung von Kapitel V der Verordnung (EU) 2016/679 sicherstellen können, indem sie Standardvertragsklauseln verwenden, die von der Kommission gemäß Artikel 46 Absatz 2 der Verordnung (EU) 2016/679 erlassen wurden, sofern die Voraussetzungen für die Anwendung dieser Standardvertragsklauseln erfüllt sind.

Klausel 8: Unterstützung des Verantwortlichen

a)
Der Auftragsverarbeiter unterrichtet den Verantwortlichen unverzüglich über jeden Antrag, den er von der betroffenen Person erhalten hat. Er beantwortet den Antrag nicht selbst, es sei denn, er wurde vom Verantwortlichen dazu ermächtigt.
b)
Unter Berücksichtigung der Art der Verarbeitung unterstützt der Auftragsverarbeiter den Verantwortlichen bei der Erfüllung von dessen Pflicht, Anträge betroffener Personen auf Ausübung ihrer Rechte zu beantworten. Bei der Erfüllung seiner Pflichten gemäß den Buchstaben a und b befolgt der Auftragsverarbeiter die Weisungen des Verantwortlichen.
c)
Abgesehen von der Pflicht des Auftragsverarbeiters, den Verantwortlichen gemäß Klausel 8 Buchstabe b zu unterstützen, unterstützt der Auftragsverarbeiter unter Berücksichtigung der Art der Datenverarbeitung und der ihm zur Verfügung stehenden Informationen den Verantwortlichen zudem bei der Einhaltung der folgenden Pflichten:
1. 1)
  Pflicht zur Durchführung einer Abschätzung der Folgen der vorgesehenen Verarbeitungsvorgänge für den Schutz personenbezogener Daten (im Folgenden „Datenschutz-Folgenabschätzung“), wenn eine Form der Verarbeitung voraussichtlich ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen zur Folge hat;
2. 2)
  Pflicht zur Konsultation der zuständigen Aufsichtsbehörde(n) vor der Verarbeitung, wenn aus einer Datenschutz-Folgenabschätzung hervorgeht, dass die Verarbeitung ein hohes Risiko zur Folge hätte, sofern der Verantwortliche keine Maßnahmen zur Eindämmung des Risikos trifft;
3. 3)
  Pflicht zur Gewährleistung, dass die personenbezogenen Daten sachlich richtig und auf dem neuesten Stand sind, indem der Auftragsverarbeiter den Verantwortlichen unverzüglich unterrichtet, wenn er feststellt, dass die von ihm verarbeiteten personenbezogenen Daten unrichtig oder veraltet sind;
4. 4)
  Verpflichtungen gemäß Artikel 32 der Verordnung (EU) 2016/679.
d)
Die Parteien legen in Anhang III die geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Unterstützung des Verantwortlichen durch den Auftragsverarbeiter bei der Anwendung dieser Klausel sowie den Anwendungsbereich und den Umfang der erforderlichen Unterstützung fest.

Klausel 9: Meldung von Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten

Im Falle einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten arbeitet der Auftragsverarbeiter mit dem Verantwortlichen zusammen und unterstützt ihn entsprechend, damit der Verantwortliche seinen Verpflichtungen gemäß den Artikeln 33 und 34 der Verordnung (EU) 2016/679 oder gegebenenfalls den Artikeln 34 und 35 der Verordnung (EU) 2018/1725 nachkommen kann, wobei der Auftragsverarbeiter die Art der Verarbeitung und die ihm zur Verfügung stehenden Informationen berücksichtigt.

9.1. Verletzung des Schutzes der vom Verantwortlichen verarbeiteten Daten

Im Falle einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten im Zusammenhang mit den vom Verantwortlichen verarbeiteten Daten unterstützt der Auftragsverarbeiter den Verantwortlichen wie folgt:

a)
bei der unverzüglichen Meldung der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten an die zuständige(n) Aufsichtsbehörde(n), nachdem dem Verantwortlichen die Verletzung bekannt wurde, sofern relevant (es sei denn, die Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten führt voraussichtlich nicht zu einem Risiko für die persönlichen Rechte und Freiheiten natürlicher Personen);
b)
bei der Einholung der folgenden Informationen, die gemäß Artikel 33 Absatz 3 der Verordnung (EU) 2016/679 in der Meldung des Verantwortlichen anzugeben sind, wobei diese Informationen mindestens Folgendes umfassen müssen:
1. 1)
  die Art der personenbezogenen Daten, soweit möglich, mit Angabe der Kategorien und der ungefähren Zahl der betroffenen Personen sowie der Kategorien und der ungefähren Zahl der betroffenen personenbezogenen Datensätze;
2. 2)
  die wahrscheinlichen Folgen der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten;
3. 3)
  die vom Verantwortlichen ergriffenen oder vorgeschlagenen Maßnahmen zur Behebung der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten und gegebenenfalls Maßnahmen zur Abmilderung ihrer möglichen nachteiligen Auswirkungen.

Wenn und soweit nicht alle diese Informationen zur gleichen Zeit bereitgestellt werden können, enthält die ursprüngliche Meldung die zu jenem Zeitpunkt verfügbaren Informationen, und weitere Informationen werden, sobald sie verfügbar sind, anschließend ohne unangemessene Verzögerung bereitgestellt;

c)
bei der Einhaltung der Pflicht gemäß Artikel 34 der Verordnung (EU) 2016/679, die betroffene Person unverzüglich von der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten zu benachrichtigen, wenn diese Verletzung voraussichtlich ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen zur Folge hat.

9.2. Verletzung des Schutzes der vom Auftragsverarbeiter verarbeiteten Daten

Im Falle einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten im Zusammenhang mit den vom Auftragsverarbeiter verarbeiteten Daten meldet der Auftragsverarbeiter diese dem Verantwortlichen unverzüglich, nachdem ihm die Verletzung bekannt wurde. Diese Meldung muss zumindest folgende Informationen enthalten:

a)
eine Beschreibung der Art der Verletzung (möglichst unter Angabe der Kategorien und der ungefähren Zahl der betroffenen Personen und der ungefähren Zahl der betroffenen Datensätze);
b)
Kontaktdaten einer Anlaufstelle, bei der weitere Informationen über die Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten eingeholt werden können;
c)
die voraussichtlichen Folgen und die ergriffenen oder vorgeschlagenen Maßnahmen zur Behebung der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, einschließlich Maßnahmen zur Abmilderung ihrer möglichen nachteiligen Auswirkungen.

Die Parteien legen in Anhang III alle sonstigen Angaben fest, die der Auftragsverarbeiter zur Verfügung zu stellen hat, um den Verantwortlichen bei der Erfüllung von dessen Pflichten gemäß Artikel 33 und 34 der Verordnung (EU) 2016/679 zu unterstützen.

ABSCHNITT III: SCHLUSSBESTIMMUNGEN

Klausel 10: Verstöße gegen die Klauseln und Beendigung des Vertrags

a)
Falls der Auftragsverarbeiter seinen Pflichten gemäß diesen Klauseln nicht nachkommt, kann der Verantwortliche – unbeschadet der Bestimmungen der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 – den Auftragsverarbeiter anweisen, die Verarbeitung personenbezogener Daten auszusetzen, bis er diese Klauseln einhält oder der Vertrag beendet ist. Der Auftragsverarbeiter unterrichtet den Verantwortlichen unverzüglich, wenn er aus welchen Gründen auch immer nicht in der Lage ist, diese Klauseln einzuhalten.
b)
Der Verantwortliche ist berechtigt, den Vertrag zu kündigen, soweit er die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß diesen Klauseln betrifft, wenn
1. 1)
  der Verantwortliche die Verarbeitung personenbezogener Daten durch den Auftragsverarbeiter gemäß Buchstabe a ausgesetzt hat und die Einhaltung dieser Klauseln nicht innerhalb einer angemessenen Frist, in jedem Fall aber innerhalb eines Monats nach der Aussetzung, wiederhergestellt wurde;
2. 2)
  der Auftragsverarbeiter in erheblichem Umfang oder fortdauernd gegen diese Klauseln verstößt oder seine Verpflichtungen gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 nicht erfüllt;
3. 3)
  der Auftragsverarbeiter einer bindenden Entscheidung eines zuständigen Gerichts oder der zuständigen Aufsichtsbehörde(n), die seine Pflichten gemäß diesen Klauseln, der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 zum Gegenstand hat, nicht nachkommt.
c)
Der Auftragsverarbeiter ist berechtigt, den Vertrag zu kündigen, soweit er die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß diesen Klauseln betrifft, wenn der Verantwortliche auf der Erfüllung seiner Anweisungen besteht, nachdem er vom Auftragsverarbeiter darüber in Kenntnis gesetzt wurde, dass seine Anweisungen gegen geltende rechtliche Anforderungen gemäß Klausel 7.1 Buchstabe b verstoßen.
d)
Nach Beendigung des Vertrags löscht der Auftragsverarbeiter nach Wahl des Verantwortlichen alle im Auftrag des Verantwortlichen verarbeiteten personenbezogenen Daten und bescheinigt dem Verantwortlichen, dass dies erfolgt ist, oder er gibt alle personenbezogenen Daten an den Verantwortlichen zurück und löscht bestehende Kopien, sofern nicht nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten eine Verpflichtung zur Speicherung der personenbezogenen Daten besteht. Bis zur Löschung oder Rückgabe der Daten gewährleistet der Auftragsverarbeiter weiterhin die Einhaltung dieser Klauseln.

ANHANG I: Liste der Parteien

Verantwortliche(r)

Name: Die Kundenorganisation, die diese Klauseln im LicenseMeter-Portal annimmt
Anschrift: Wie im LicenseMeter-Konto des Kunden angegeben
Name, Funktion und Kontaktdaten der Kontaktperson: Der Owner oder Admin des Arbeitsbereichs, der diese Klauseln annimmt, mit der E-Mail-Adresse dieses Kontos
Unterschrift und Beitrittsdatum: Online-Annahme im LicenseMeter-Portal, aufgezeichnet mit annehmendem Nutzer, Zeitpunkt und dieser Dokumentversion

Auftragsverarbeiter

Name: Ugurlabs UG (haftungsbeschränkt). Eingetragen im Handelsregister des Amtsgerichts Düsseldorf unter HRB 113979
Anschrift: Fährstraße 217, 40221 Düsseldorf, Deutschland
Name, Funktion und Kontaktdaten der Kontaktperson: Ugur Koc, Geschäftsführer, support@ugurlabs.com
Unterschrift und Beitrittsdatum: Elektronisch unterzeichnet von Ugur Koc, Version 2.1, 19. September 2026

ANHANG II: Beschreibung der Verarbeitung

Kategorien betroffener Personen, deren personenbezogene Daten verarbeitet werden: Beschäftigte und sonstige Verzeichnisnutzer des Verantwortlichen; Inhaber von Lizenzplätzen in verbundenen Quellsystemen; die eigenen Arbeitsbereichs-Mitglieder des Verantwortlichen, die sich am Dienst anmelden.
Kategorien personenbezogener Daten, die verarbeitet werden: Anzeigename; User Principal Name (UPN) / E-Mail-Adresse; Verzeichnis-Objekt- und Tenant-Kennungen; Kontostatus und Nutzertyp; Erstellungsdatum des Kontos; zugewiesene Lizenz-SKUs; Zeitstempel der letzten Anmeldung und der letzten Aktivität je Dienst; bei verbundenen Quellsystemen E-Mail, Status und Produktzuweisungen der Lizenzplätze; bei Arbeitsbereichs-Mitgliedern Name, E-Mail, Rolle und Anmeldeaktivität.
Verarbeitete sensible Daten (falls zutreffend) und angewandte Beschränkungen oder Garantien, die der Art der Daten und den verbundenen Risiken in vollem Umfang Rechnung tragen, z. B. strenge Zweckbindung, Zugangsbeschränkungen (einschließlich des Zugangs nur für Mitarbeiter, die eine spezielle Schulung absolviert haben), Aufzeichnungen über den Zugang zu den Daten, Beschränkungen für Weiterübermittlungen oder zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen: Keine. Der Dienst ist nicht für besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO) bestimmt. Auf Postfach-, Datei- und Nachrichteninhalte wird zu keinem Zeitpunkt zugegriffen: Die Berechtigungen, die der Dienst im Microsoft-365-Tenant anfordert, sind ausschließlich lesend und umfassen nur Verzeichnis-, Lizenz-, Anmeldeaktivitäts- und Nutzungsberichtsdaten.
Art der Verarbeitung: Ausschließlich lesende Erhebung, Speicherung, Aggregation und Analyse von Lizenz-, Verzeichnis- und Aktivitätsmetadaten sowie die Erstellung von Berichten und Exporten daraus. Die Synchronisierung läuft nach Zeitplan (in der Regel nächtlich) und auf Anforderung, wenn ein Nutzer des Verantwortlichen sie startet.
Zweck(e), für den/die die personenbezogenen Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet werden: Ausschließlich zur Ermittlung ungenutzter, überdimensionierter und fehlerhaft zugewiesener Lizenzen und der damit verbundenen Kosten sowie zur Berichterstattung darüber an den Verantwortlichen. Der Auftragsverarbeiter verwendet die personenbezogenen Daten nicht zur Überwachung oder Bewertung der Leistung oder des Verhaltens einzelner Beschäftigter des Verantwortlichen, erstellt keine Profile zu solchen Zwecken und stellt den Dienst nicht als Instrument zur Leistungs- oder Verhaltenskontrolle bereit. Aktivitätsmetadaten werden allein verarbeitet, um festzustellen, ob ein bezahlter Lizenzplatz genutzt, ungenutzt oder überdimensioniert ist.
Dauer der Verarbeitung: Solange der Arbeitsbereich besteht. Der Owner kann den Arbeitsbereich jederzeit löschen; dadurch werden alle synchronisierten Daten, das Aktivitätsprotokoll und die gespeicherten Verbindungszugangsdaten unmittelbar und unwiderruflich gelöscht.
Bei der Verarbeitung durch (Unter-)Auftragsverarbeiter sind auch Gegenstand, Art und Dauer der Verarbeitung anzugeben.: Die Unterauftragsverarbeiter in Anhang IV hosten die Anwendung, speichern die Daten, stellen die Anmeldung bereit und versenden E-Mails, jeweils zu dem dort genannten Zweck und für die Dauer dieser Vereinbarung.

ANHANG III: Technische und organisatorische Maßnahmen, einschließlich zur Gewährleistung der Sicherheit der Daten

Die Maßnahmen sind unter den Überschriften aufgeführt, die die Klauseln vorschlagen. Jede beschreibt, wie der Dienst gebaut ist, und lässt sich in seinem öffentlichen Quellcode nachprüfen.

Maßnahmen der Pseudonymisierung und Verschlüsselung personenbezogener Daten

Zugangsdaten für verbundene Quellsysteme (Client-Secrets, API-Schlüssel, private Schlüssel von Zertifikaten) werden vor dem Speichern auf Anwendungsebene mit AES-256-GCM verschlüsselt. Der Schlüssel wird mit HKDF-SHA256 abgeleitet, und jeder Chiffretext ist an Arbeitsbereich, Anbieter und Datenbankspalte gebunden, sodass er in keinem anderen Zusammenhang entschlüsselt werden kann.
Ein eigener Datenverschlüsselungsschlüssel kann getrennt vom Signaturgeheimnis der Sitzungen konfiguriert werden, sodass sich das eine ohne das andere rotieren lässt.

Maßnahmen zur fortdauernden Sicherstellung der Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit und Belastbarkeit der Systeme und Dienste im Zusammenhang mit der Verarbeitung

Jede Anfrage ermittelt auf dem Server die Arbeitsbereichs-Mitgliedschaft des angemeldeten Nutzers; Daten werden nur im Rahmen dieses Arbeitsbereichs gelesen und geschrieben. Vom Browser gesendeten Kennungen wird für sich genommen nie vertraut.
In der gehosteten Datenbank ist Row-Level-Security auf jeder Tabelle aktiviert. Die Anwendung verbindet sich mit einer eigenen Rolle, die nur Rechte zur Datenbearbeitung besitzt und keine Tabellen besitzt. Die öffentlichen Data-API-Rollen des Datenbankanbieters haben weder Policy noch Rechte und können daher nichts lesen oder schreiben.
Der Zugriff auf den Microsoft-365-Tenant ist ausschließlich lesend: User.Read.All, AuditLog.Read.All, Reports.Read.All, LicenseAssignment.Read.All und ReportSettings.Read.All. Der Dienst besitzt keine Schreibberechtigung und kann im Tenant nichts verändern. Skripte zur Bereinigung werden erzeugt, damit der Verantwortliche sie prüft und selbst ausführt; der Dienst führt sie nie aus.
Zustandsändernde Routen prüfen die Herkunft der Anfrage; sensible Endpunkte wie Synchronisierung, Einladungen und das Support-Formular sind ratenbegrenzt, die Zähler liegen in der Datenbank.
Mit jeder Antwort werden eine Content Security Policy, ein Framing-Verbot, ein Schutz vor MIME-Sniffing, eine Referrer-Policy und eine Permissions-Policy gesendet.
Die Synchronisierung kommt mit fehlenden optionalen Berechtigungen zurecht, und je Arbeitsbereich kann nur eine Synchronisierung gleichzeitig laufen.

Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung, Bewertung und Evaluierung der Wirksamkeit der technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Gewährleistung der Sicherheit der Verarbeitung

Jede Änderung durchläuft eine Continuous-Integration-Pipeline mit Formatierungs-, Lint- und Typprüfung, Unit-Tests, End-to-End-Tests im Browser und einer Abhängigkeitsprüfung, die bei Sicherheitshinweisen mit hohem Schweregrad fehlschlägt.
Sicherheitsmeldungen werden nach der in SECURITY.md veröffentlichten Richtlinie entgegengenommen.

Maßnahmen zur Identifizierung und Autorisierung der Nutzer

Die Anmeldung erfolgt über Microsoft Entra ID mit OpenID Connect und PKCE, ausschließlich mit Geschäfts-, Schul- oder Unikonten. ID-Token werden gegen die veröffentlichten Schlüssel des Ausstellers geprüft; Algorithmus, Zielgruppe und Aussteller sind fest vorgegeben.
Sitzungen sind signierte Token in Cookies, die httpOnly und SameSite sowie in der Produktion Secure und an den genauen Host gebunden sind. Eine Sitzung dauert höchstens 30 Tage.
Der Zugang zum Arbeitsbereich erfolgt auf Einladung: Die Anmeldung mit einem Konto aus demselben Tenant gewährt für sich genommen nichts. Nicht angenommene Einladungen verfallen nach 14 Tagen. Die Rollen Owner, Admin und Viewer setzen das Prinzip der geringsten Rechte durch, und der Server prüft die Rolle auf jeder Seite, Route und Aktion.

Maßnahmen zum Schutz der Daten während der Übermittlung

Der Dienst ist nur über HTTPS erreichbar; HTTP Strict Transport Security ist auf ein Jahr einschließlich Subdomains gesetzt. Microsoft Graph und alle verbundenen Quellsysteme werden über HTTPS angesprochen.

Maßnahmen zum Schutz der Daten während der Speicherung

Verbindungszugangsdaten werden nur verschlüsselt gespeichert (siehe erste Überschrift). Kundendaten liegen in einer PostgreSQL-Datenbank, je Arbeitsbereich getrennt durch eine Arbeitsbereichs-Kennung an jedem Datensatz und abgesichert durch Fremdschlüssel- und Eindeutigkeitsbeschränkungen.

Maßnahmen zur Gewährleistung der physischen Sicherheit von Orten, an denen personenbezogene Daten verarbeitet werden

LicenseMeter betreibt keine eigenen Rechenzentren oder Server. Die Anwendung läuft in der Region Frankfurt des Hosting-Unterauftragsverarbeiters; für die physische Sicherheit der Standorte sind die in Anhang IV genannten Unterauftragsverarbeiter verantwortlich.

Maßnahmen zur Gewährleistung der Protokollierung von Ereignissen

Ein Aktivitätsprotokoll je Arbeitsbereich erfasst Exporte, Änderungen an Mitgliedschaften und Rollen, Änderungen an Verbindungen und weitere administrative Aktionen mit handelndem Nutzer und Zeitpunkt. Owner und Admins können es einsehen und exportieren.
Jeder Synchronisierungslauf wird mit Status, Schritten und etwaigem Fehler aufgezeichnet.

Maßnahmen zur Gewährleistung der Systemkonfiguration, einschließlich der Standardkonfiguration

Die Konfiguration wird beim Start der Anwendung geprüft, sodass sie nicht mit fehlenden oder fehlerhaften Sicherheitseinstellungen läuft.
Die Voreinstellungen sind restriktiv: Wer einem Arbeitsbereich über dessen verifizierte Unternehmensdomain beitritt, beginnt als Viewer, und Verbraucher-E-Mail-Domains treten nie dem Arbeitsbereich eines anderen Nutzers bei.

Maßnahmen zur Gewährleistung der Datenminimierung

Der Dienst fordert nur die oben genannten Berechtigungen an und liest ausschließlich Metadaten. Aktivität wird als Datum der letzten Anmeldung und der letzten Nutzung je Dienst gespeichert, nicht als Aufzeichnung dessen, was eine Person getan hat.

Maßnahmen zur Gewährleistung der Datenqualität

Jede Synchronisierung liest die Daten erneut aus dem Quellsystem, sodass eine Korrektur an der Quelle mit dem nächsten Lauf im Dienst ankommt.

Maßnahmen zur Gewährleistung einer begrenzten Vorratsdatenspeicherung

Daten werden nur gespeichert, solange der Arbeitsbereich besteht. Das Löschen des Arbeitsbereichs entfernt über kaskadierende Löschungen jeden zugehörigen Datensatz, einschließlich des Aktivitätsprotokolls.

Maßnahmen zur Gewährleistung der Rechenschaftspflicht

Die Annahme dieser Vereinbarung wird je Arbeitsbereich mit annehmendem Nutzer, Zeitpunkt, Sprache und Dokumentversion aufgezeichnet. Mit einem benannten Unternehmen unterzeichnete Vereinbarungen werden ebenso aufgezeichnet.

Maßnahmen zur Ermöglichung der Datenübertragbarkeit und zur Gewährleistung der Löschung

Funde, Lizenzen, das Preisbuch, Bereinigungspläne und das Aktivitätsprotokoll lassen sich als CSV exportieren, der Bericht als PDF.
Ein Owner kann den Arbeitsbereich jederzeit in den Einstellungen löschen. Die Löschung erfolgt sofort und kann nicht rückgängig gemacht werden.

Unterstützung des Verantwortlichen

Anträge betroffener Personen: Owner und Admins können jeden Nutzerdatensatz im Portal nachschlagen, die zugehörigen Funde als CSV exportieren und die Daten entfernen, indem sie das Quellsystem trennen oder den Arbeitsbereich löschen. Anträge, die LicenseMeter unmittelbar erreichen, werden gemäß Klausel 8 Buchstabe a an den Verantwortlichen weitergeleitet.
Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten: Meldungen gemäß Klausel 9.2 werden per E-Mail an die Owner und Admins des betroffenen Arbeitsbereichs gesendet. Anlaufstelle für weitere Informationen ist support@ugurlabs.com.

ANHANG IV: Liste der Unterauftragsverarbeiter

Dies ist die vereinbarte Liste der Unterauftragsverarbeiter gemäß Klausel 7.7 Buchstabe a, Option 2. LicenseMeter kündigt eine Hinzufügung oder Ersetzung mindestens 30 Tage im Voraus an.

Vercel Inc.
Zweck
Anwendungs-Hosting und Content Delivery
Verarbeitungsort
EU (Funktionsregion Frankfurt)
Übermittlungsmechanismus
Verarbeitung in der EU; SCC für etwaige Support-Zugriffe von außerhalb der EU
Supabase Inc.
Zweck
Verwaltete PostgreSQL-Datenbank (primärer Datenspeicher)
Verarbeitungsort
EU (AWS eu-central-1, Frankfurt)
Übermittlungsmechanismus
Verarbeitung in der EU; SCC für etwaige Support-Zugriffe von außerhalb der EU
Microsoft (Microsoft Ireland Operations Ltd. / Microsoft Corporation)
Zweck
Identitätsplattform (Anmeldung, Admin-Consent) und Microsoft Graph API
Verarbeitungsort
EU Data Boundary; US als Rückfallebene
Übermittlungsmechanismus
EU-Standardvertragsklauseln (Microsoft Products and Services DPA)
Resend Inc.
Zweck
Versand transaktionaler und Benachrichtigungs-E-Mails
Verarbeitungsort
EU (Region Irland)
Übermittlungsmechanismus
Verarbeitung in der EU; SCC soweit einschlägig

Von den Unterauftragsverarbeitern zu unterscheiden sind die optionalen Quellsysteme, die der Verantwortliche verbindet (Adobe, Zoom, Atlassian, Salesforce, OpenAI, Anthropic), sowie etwaige per CSV importierte Mitgliederlisten (ChatGPT, Claude). Aus diesen Systemen liest der Auftragsverarbeiter im Auftrag des Verantwortlichen ausschließlich lesend. Es handelt sich um Datenquellen, nicht um Unterauftragsverarbeiter des Auftragsverarbeiters; über die authentifizierte Leseanfrage hinaus werden ihnen keine personenbezogenen Daten offengelegt. Bindet der Verantwortliche einen Microsoft-Mandanten mit eigener App-Registrierung ein ('Bring your own'), werden die übergebenen Zugangsdaten (Client-Secret oder privater Schlüssel des Zertifikats) verschlüsselt gespeichert (AES-256-GCM) und ausschließlich zur Durchführung der nur lesenden Microsoft-Graph-Synchronisierung verwendet.

Unterschriften

Diese Vereinbarung ist von LicenseMeter vorunterzeichnet. Der Kunde nimmt sie online im LicenseMeter-Portal an; die Annahme wird dort aufgezeichnet. Kunden, deren interner Ablauf ein gegengezeichnetes Exemplar verlangt, können unten unterzeichnen und es zu ihren Akten nehmen.

Für den Auftragsverarbeiter

Ugurlabs UG (haftungsbeschränkt)

Eingetragen im Handelsregister des Amtsgerichts Düsseldorf unter HRB 113979

Name: Ugur Koc

Funktion: Geschäftsführer

Elektronisch unterzeichnet von Ugur Koc, Version 2.1, 19. September 2026

Für den Verantwortlichen

Unternehmen: ____________________________

Name: ____________________________

Funktion: ____________________________

Ort / Datum: ____________________________

Unterschrift: ____________________________